Menu

Tebe Gada

co dwa tygodnie o produktach i zespołach

Wrzuć zadania do kanbana

tebe

Nie wiadomo za co się złapać. Zapytany co jest priorytetem wymieniasz cztery rzeczy. Żadnej nie zakończysz tego dnia. Podobnie jutro, a po tygodniu nic nie będzie zrobione. To nie zdarza się rzadko. Jest narzędzie, którego zrozumienie pomoże ogarnąć to szaleństwo. Dziś kazanie o kanbanie.

Tzw. Tablica Kanbana może pomóc w pracy na różnych poziomach. Jest używana w zespołach scrumowych, może obrazować postęp wielu zespołów. Można w niej planować własne zadania. Opisów tablicy w internecie jest dużo. Nie chcąc powtarzać teorii i podstaw próbuję pokazać, co tu naprawdę działa. Na przykładzie zadań osobistych.

Kluczowe są wizualizacja i dyscyplina.

W wizualizacji pomagają narzędzia - tablica korkowa i karteczki, czy takie aplikacje jak Trello. Można ją osiągnąć utrzymując trzy tekstowe listy punktów w jednym dokumencie. Ktoś powie, że to już nie kanban, bo gdzie wizualizacja. Jednak jeśli dokument tekstowy zapewni komuś przejrzystość to nadal ma to sens. Najważniejsze by widział czym właśnie się zajmuje i nie zajmował się niczym czego nie ma na liście. 

Na listach są nazwy zadań. Chodzi o to, żeby mieć pełen obraz pracy. To ważna zasada - zadań nie trzyma się w głowie. Pamięć jest zawodna i nie warto na niej polegać. Druga zasada mówi, że pracę się planuje. Nie chodzi o jakieś złożone harmonogramowanie, tylko o podstawowe decyzje - co i w jakiej kolejności. Listy są minimum trzy: rzeczy do zrobienia, robione i zrobione. Jeśli coś jest za małe by notować, trzeba zrobić to od razu. 

Pierwsza lista to chaos, który próbujemy ogarnąć. Zbiór zadań, których jest za dużo. Może być chaotyczna - na górze bardziej uporządkowana, niżej mniej. Im coś jest wyżej tym jest ważniejsze i tym lepiej przemyślane. Pozornie jest to proste. Schody są w dwóch miejscach: definiowanie zadań i nasza zdolność do zrobienia ich. O tym innym razem.

Druga lista to spis rzeczy, nad którymi właśnie pracujemy. Tu obowiązuje dyscyplina. Ta lista obrazuje podjętą decyzję o tym co w danym czasie robimy i czego nie robimy. Ważne jest by nie planować w kółko, tylko od czasu do czasu. Jeśli nasze priorytety nie są w stanie przertwać dnia, mamy problem...

Kluczowa zasada dla drugiej listy to ograniczenie liczby zadań w toku. Jeśli ktoś studiował podejście GTD Allena wie, że tam robimy rzeczy od razu, odkładamy je na listę "kiedyś może", albo definiujemy czas, w którym się nimi zajmiemy. Tablica Kanbana tę trzecią część sprowadza do tu i teraz. To może oznaczać dziś lub ten tydzień. Dopóki rzecz nie zostanie zrobiona. Łatwiej zdecydować, że zrobimy coś w tym tygodniu niż ustalić, że będzie to wtorek za trzy tygodnie.

Jak działa dyscyplina? Mamy stałą liczbę od 3 do 5 rzeczy nad którymi właśnie pracujemy. Podejście nie zadziała jeśli nie będziemy się trzymać tego ograniczenia. Jeśli przyjmiemy 3, to nigdy nie może tu być więcej niż 3. Nowa rzecz wpada, gdy jedna z tych trzech wypada - bo jest zrobiona albo porzucona. Co to daje? Zaczynamy kończyć oraz przestajemy udawać, że zajmujemy się wieloma rzeczami na raz. Ponieważ:

Gdy naprawdę zakończysz jedną ważną rzecz dziennie osiągniesz postęp.

Lista zrobione też ma znaczenie. Pokazuje postęp, wyzwala pozytywne emocje i mobilizuje. Przy okazji... wiemy cośmy zrobili. Że mało, albo, że dużo. Czasem do zrobienia wybiera się rzecz najprostszą, czasem taką, która najszybciej da efekt. Po to, żeby coś znalazło się na stercie zrobione. Lub.. żeby nie było już do zrobienia.

Pracując z kanbanem te listy trzeba stale mieć pod ręką. Regularnie - najlepiej w tym samym czasie - je weryfikować. A w czasie pracy uzyskać skupienie. To wszystko wydaje się proste. W praktyce nie jest. Na tyle, że piszą o tym książki i robią z tego szkolenia.

Co działa w kanbanie?

1. Lista jest przejrzysta - zadań nie trzymamy w głowie.

2. Planujemy - od czasu do czasu

3. Ograniczamy liczbę zadań - nie robimy wielu na raz i zaczynamy kończyć

4. Postęp wyzwala pozytywne emocje. 

Ciekawe? Nie chcesz przegapić wpisu? Zapisz się na newsletter.
Bez obaw, piszę najwyżej raz na 2 tygodnie.

Komentarze (1)

Dodaj komentarz
  • michal_8874

    Osobiście używam tablicy kanbanowe w pracy. Zamiast różnego rodzaju narzędzi online mamy poprostu tablice z karteczkami w podzalena kilka statusów. Sprawdza się bardzo dobrze!

© Tebe Gada
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci